قسمتی از متن پروژه برآورد سطح آمادگی شرکت آب منطقه ای استان یزد جهت اجرای سیستم ERP
چکیده
سالیان متمادی است که برنامه های کاربردی مورد استفاده در سازمان به صورت مجزا و جزیره ای ارائه می شود که این برنامه ها هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند و بطور مستقل وظایف خود را انجام می دهند.
امروزه با توسعه سازمان ها و ضرروت های ایجاد شده در زمینه دقت، صحت و دسترسی تمامی افراد در کلیه سطوح سازمان به اطلاعاتی یکپارچه استفاده از سیستمی جامع و کامل که تمامی این خصوصیات را بطور یکجا فراهم سازد امری اجتناب ناپذیر است. در این زمینه با کمک پدیده ای به نام ERP می توان به این مهم نائل گردید.
اما ERP چیست؟ (Enterprise Resource Planning) یا برنامه ریزی منابع سازمان سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید.
ERP از طریق یک پایگاه داده واحد انجام می شود، لذا واحدهای مختلف می توانند اطلاعات را ساده تر به اشتراک گذاشته و با هم ارتباط برقرار سازند. در صورتی که شرکت های ارائه کننده، نرم افزار را به درستی نصب کنند مزایای متعددی را برای سازمان به همراه خواهد داشت که به نکات ذیل می توان اشاره نمود :
- کاهش هزینه ها
- افزایش بهره وری در سازمان
- افزایش بازده سرمایه گذاری
- افزایش قابلیت رقابت پذیری
- دسترسی سریع به اطلاعات جامع و فاقد تناقص
- تسریع در گردش موجودی و نقدینگی
- کاهش سرمایه راکد
- بهبود کیفیت در تمام امور
- کاهش زمان و دوباره کاری و …
نرم افزارهای ERP از ماژول های گوناگون (مالی، منابع انسانی، تولید، فروش، خرید و …) تشکیل شده است. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیاز یا همه آنها را نصب کنند . به عنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژول های منابع انسانی و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد. ذکر این نکته ضروری است که ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی سازمان از نظر بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان می باشد.
در این پروژه سعی بر این بوده است تا با تجزیه و تحلیل های دقیق و بررسی ابعاد گوناگون سازمان، میزان آمادگی سازمان را جهت بکارگیری سیستم ERP برآورد نماید، در پایان نیز با ارائه پیشنهادات و راهکارهایی سازمان را در اجرا و استفاده صحیح این سیستم یاری می نماید.
فصل اول: طرح تحقیق
مقدمه
سازمان های امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می کنند که این رقابت به سطوح بی سابقه ای منجر شده است. بازارهای رقابت جهانی و سازمانها به یافتن راه حل های کاری بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینانی نیاز دارند. بسیاری از زیر ساختارهای سازمانی و تشکیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی (که فرآیندهای کاری را به طور مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می کنند). توانمندتر شده اند. با اداره بهتر این فرآیندهای مزایای رقابتی قوی تر از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرایش خاصی به راه حلی متمرکز که فرآیندهای کاری را بهبود می دهند ایجاد شده است. این راه حل عبارتست از برنامه ریزی منابع سازمان (ERP).
ERP بسته های نرم افزاری هستند که در قالب سیستم های اطلاعاتی قابل پیکربندی هستند. در این سیستم ها سعی بر این است که بهترین رویه های موجود و جاری در فرآیندهای مربوطه در قالب یک بسته نرم افزاری ارائه گردد. به طور کلی هدف اصلی این سیستم ها را میتوان تمرکز و منطقی سازی اطلاعات و جریان آن در سازمان دانست که این کار ممکن است با تأثیرات عمیق در سازمان مربوطه از جمله مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار همراه باشد. سیستم های ERP حول تفکر برنامه های کاربردی پیش ساخته تکامل یافته اند.
فروشندگان، برنامه های کاربردی را برای هر بخش تولید می کنند و سازمان ها بر حسب نیاز آن را خریداری می کنند. در این برنامه های کاربردی مدل های گردش کار جاسازی شده اند. هر یک از این برنامه ها در بردارنده داده ها و اطلاعاتی می باشند که به واسطه این اطلاعات فرآیندهای سازمانی را کنترل می نمایند. در سیستم های ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم افزار برنامه کاربردی جاسازی می شود.به منظور شکل دهی فرایند گردش کار، بیشتر پارامترهایی که ERP دارد به طریق مختلفی انعطاف پذیر است. مثلاً جریان یک تعیین نیازمندی از طرف مشتری در یک سازمان را در نظر بگیرد که از مرحله اعلام درخواست تا رسیدگی به درخواست وی توسط یک نرم افزار کنترل می شود. یعنی ابتدای مشتری درخواست خود را نماینده خود دریافت نموده سپس تغییرات نیازمندی خود را در برنامه کاربردی مربوط ثبت می کند. سپس با اعمال نظر مدیر اعتباری و مدیر تولید و مدیر فروش تغییرات مورد نظر اعمال می شود. سیستم های ERP جهت خودکار کردن وظایف کاری پدید آمده اند و راه حل اطلاعاتی یکپارچه ای در سرتاسر زیر ساختار سازمانی ارائه می دهند. به طور متداول شرکت ها به جهت برآوردن نیازهای هر یک از سیستم های وظیفه مند نظیر حسابداری، خرید، برنامه ریزی و موجودی، برنامه های کاربردی کامپیوتری مجزایی ایجاد می کنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقص اطلاعاتی رشد می کنند، بنابراین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی باشد.
در نتیجه راه حل سیستم های ERP توانایی اداره کردن را فراهم کرده و اطلاعات و سرویس های دپارتمانهای سرتاسر یک سازمان را یک پارچه می نمایند. این راه حل به سازمان ها اجازه می دهد که تمام منابع شان را تعیین اداره کنند و بدینوسیله آن ها بواسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای کاری مختلف هزینه ها را کاهش داده و کارایی را افزایش می دهند .
ERP دو مزیت عمده ارائه می کندکه در سیستم های سازمانی غیر یکپارچه وجود ندارد.
1- یک نگرش یکپارچه سازمانی از تمامی فعالیت ها و وظایف سازمانی و بخش ها است.
2- یک پایگاه داده ای از سازمان که تمامی فعالیت ها در آن نگهداری و پردازش و تحت نظارت و کنترل قرار می گیرد.
ویژگی های سیستم ERP
در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نیست بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود این ویژگی ها عبارتند از : انعطاف پذیری :سیستم های ERP باید بتواند به نیازمندی متغیر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده پاسخ دهند.
همچین این سیستم باید به گونه ای باشد که هر جزئی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تأثیر در روشهای دیگر در هر سازمانی تغییر کرده ، اضافه یا حذف شود . فراگیر بودن :سیستم های ERPباید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند . فراشکتری :این سیستم ها باید به صورت Online به شرکت های دیگر از جمله مشتریان و تأمین کنندگان متصل باشند بهترین روشهای موجود: مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربی شده در جهان باید در این نرم افزار گرد آوری شده باشد. شبیه سازی واقعیت:بنای طراحی و استفاده از این نرم افزار شبیه سازی اقدامات و فرآیندهایی است که در سازمان انجام می گیرد.
1-1- بیان مسئله
هدف ERP ، هماهنگ کردن کل فعالیتهای شرکت از ارزیابی عرضه کننده تا صورتحساب مشتریان است. ERP از یک بانک اطلاعاتی متمرکز برای کمک به جریان یافتن اطلاعات ، بین وظایف ساخت، خرید ، مالی، لجستیک و منابع انسانی در شرکت استفاده می کند. ماهیت ERP یکپارچه کردن کل منابع سازمان از دیدگاه اطلاعاتی تکراری حذف در زمان صرفه جویی می شود و کارایی عملیات بهبود می یابد . این نرم افزار در ابتدا کسب و کار شرکت را بررسی می کند پس از آن برروی مضامین یکپارچه سازی داده ،کاهش هزینه های تعامل و سرعت و صحت اطلاعات، به عنوان مباحث کلیدی استراتژیک متمرکز می شود.
صنعت ERP به سرعت در حال رشد و توسعه است ، در طول یک سال گذشته 20 هزار شرکت،10 میلیارد دلار به فروشندگان ERP پرداخت کرده اند. در کشورما ایران نیاز به این نوع یکپارچه سازی اطلاعات احساس شده است و شرکت ها و سازمان با توجه به بررسی مزایا ، معایب و هزینه های طرح سرانجام تمایل خود را به نرم افزارهای یکپارچه سازی همچون ERP نشان دادند که اولین نمونه ی اجرایی آن را درذوب آهن اصفهان می توان دید.
اما باید در نظر گرفت که :
1- اجرای این نرم افزار در ایران با مشکلات و موانع زیادی مواجه است .
2- یک نظریه اثبات شده و تجربه نشان داده است پیاده سازی ERP بدون بررسی ریز ساخت ها و ایجاد آمادگیهای لازم می تواند سازمان را نابود سازد.
- هزینه اجرای آن بسیار بالا است و این امر ضرورت بررسی آمادگی سازمانی قبل از هر گونه اقدامی را نشان می دهد.( هزینه های واقعی + هزینه های پنهان)
- چنانچه افراد واحدهای مختلف درباره برتری روش های کاری نرم افزار نسبت به روشهایی که بکار می گیرند به توافق نرسند مقاومت نشان میدهند و این امر باعث شکست پروژه هزینه بری همچون ERP می شود .
- در بسیاری موارد عوامل مؤثر در عدم شکست و تداوم ERP ناشناخته است .
با توجه به مزایای بی شماری که اجرای درست و دقیق این سیستم به همراه خواهد داشت طی گفتگوهای انجام شده با شرکت آب منطقه ای استان یزد ، این شرکت تمایل خود را جهت بررسی زیر ساخت ها و سنجش میزان آمادگی خود اعلام نمود. در ادامه این سئوال مطرح گردید که برای اجرای موفقیت آمیزERP در این سازمان چه عواملی مؤثر خواهد بود؟ آیا این عوامل نسبت به یکدیگر برتری طلبی دارند؟ و اینکه چه راهکارهایی می توان ارائه داد تا مشکلات احتمالی را حذف نمود؟
صفحه
چکیده
فصل اول : طرح تحقیق
مقدمه
1-1- بیان مسئله
2-1- ضرورت انجام تحقیق
3-1- اهداف تحقیق
4-1- فرض های اساسی تحقیق
5-1- واژگان کلیدی
فصل دوم : ادبیات تحقیق
مقدمه
بخش اول :
1-2- معرفی و ویژگی ها
1-1-2-سیر تکاملی ERP
2-1-2-معرفی جامع ERP
3-1-2- ERP از دیدگاه مدیریتی
4-1-2- تفاوت بین ERP یک بانک اطلاعات مرکزی
5-1-2- ERP در ایران
6-1-2- مراحل بهره برداری از یک راه حل ERP
7-1-2- بررسی هزینه ها و امکان سنجی ERP
8-1-2- استقرار پلکانی ERP راهی برای کاهش هزینه
9-1-2- مهندسی مجدد ( BPR) و تفاوت آن با ERP
10-1-2- مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری
11-1-2- مختصری از MRPII, MRP (از زیر سیستمهای erp)
12-1-2-ERPII
14-1-2- تفاوت ERPII, ERP
15-1-2- ERP, MIS
16-1-2- عوامل مؤثر در پیروزی و شکست پروژه های ERP
17-1-2- انواع روشهای پیاده سازی ERP از لحاظ وسعت فعالیت
18-1-2- مباحث انسانی در پیاده سازی پروژه های ERP (نقش نیروی انسانی در انجام پروژه)
19-1-2- اجزای تشکیل دهنده ی سیستم های ERP
20-1-2- امنیت در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
21-1-2- مزایا و معایب بکارگیری ERP
22-1-2- چرا سازمان به ERP نیاز دارد؟ (لزوم پیاده سازی)
23-1-2- گزینه های پیاده سازی ERP
24-1-2- معرفی دو عرضه کننده عمده نرم افزار Oracle , SAP /EPR
بخش دوم :
2-2- معرفی شرکت آب منطقه ای استان یزد
1-2-2- معرفی سازمان
فصل سوم : روش تحقیق
1-3- کلیات روش تحقیق
2-3- روش تحقیق
3-3- جامعه آماری
4-3- قلمرو تحقیق
5-3- نمونه آماری
6-3- روش جمع آوری اطلاعات
7-3- روش سنجش روایی
8-3- روش سنجش پایایی
9-3- روش تحلیل آماری داده ها جهت آزمون فرضیه ها
فصل چهارم : تجزیه و تحلیل اطلاعات
1-4- کلیات
2-4- نمودارها و جداول آماری
3-4- آزمون فرض سؤالات پرسشنامه
4-4- آزمون فرض گروههای مختلف سؤالات پرسشنامه
1-4-4- حمایت مدیران
2-4-4- ظرفیت تغییر پذیری
3-4-4- وجود زیر ساخت های مناسب
4-4-4- برگزاری دوره های آموزشی
5-4-4- بکارگیری افراد بصورت تیم های کاری
6-4-4- قدرت پیشبینی و برنامه ریزی سازمان
7-4-4- استفاده کارآمداز گروه مشاوران
8-4-4- بهره وری مناسب مهندسان حوزه فن آوری اطلاعات
5-4- پایایی و روایی پرسشنامه
فصل پنجم : نتیجه گیری و پیشنهادات
1-5- مقدمه
2-5- نتیجه گیری همراه با پیشنهادات
3-5- پیشنهادات جهت انتخاب نرم افزار مناسب
4-5- تیم پروژه
منابع و مأخذ
فصل پنجم
نتیجه گیری و پیشنهادات
1-5- مقدمه
با توجه به تجزیه و تحلیل های انجام شده که شرح آن در فصل چهارم آمده است، در این فصل راهکارهایی که حاصل تحقیق است ارائه می شود و ضرورت انجام ارزیابی اولیه و نتیجه گیری زیر خواهد آمد.
همانطور که می دانیم پروژه ارزیابی میزان آمادگی سازمان (Readiness) در شرایط زیر انجام می گیرد.
- سازمان به هر دلیل در شرایط فعلی قصد اجرای ERP را ندارد.
- سازمان تمایل دارد تا وضعیت فعلی برنامه ریزی منابع خود را مشخص کند و آن را با استانداردهای موجود مقایسه نماید.
- سازمان به دنبال شناسایی نقاط قوت و ضعف و مشکلات فعلی در سیستم برنامه ریزی خود بوده تا به رفع و بهبود آنها اقدام نماید.
- سازمان کماکان از سیستم های سنتی در برنامه ریزی استفاده می نماید، که تغییر یکباره و رهیافت به سیستم های مدرن را با ریسک بالا ارزیابی می نماید.
- سازمان قصد اجرایی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را دارد، اما ترجیح می دهد قبل از هرگونه اقدامی، به اصلاح ساختار و رعایت پیشنیازهای این سیستم اقدام نماید.
- سازمان به دلیل هزینه بالا در شرایط فعلی به تصمیمی مشخص در مورد استقرار سیستم دست نیافته اما این برنامه را در اهداف آتی خود قرار داده است.
در این پروژه سعی شد تا با لحاظ کردن گزینه های فوق و سایر کمبودهای سازمان ارزیابی شایسته انجام پذیرد که نتابج حاصل از آن در قسمت بعدی ذکر شده است .
2-5- نتیجه گیری همراه با پیشنهادات
مدیران عالی رتبه سازمان، کمبودها را به خوبی احساس کرده و با آگاهی از هزینه ها، جهت اصلاح و بهبود نقص های سیستم فعلی، تمایل خوبی به انجام تغییرات دارند.
سازمان باید با بسترسازی مناسب زمینه را جهت آمادگی هرچه بیشتر کارکنان جهت همراه شدن با تغییرات مدرن فراهم سازد. که البته طبق نتایج حاصل شده، مقاومت کارکنان در برابر اعمال تغییرات مفید در حد کم ارزیابی گردید و کارکنان به طور نسبی از انعطاف پذیری مناسبی برخوردار بودند.
نتایج نشان می دهد که سازمان از نظر در اختیار داشتن تجهیزات سخت افزاری لازم در سطح بسیار خوبی قرار دارد، که البته دارای ضعف هایی در قسمت تحمل بار توسط شبکه کامپیوتری داخل سازمان می باشد که در صورت بکارگیری اجزای قدرتمند شبکه این مشکل بسادگی قابل حل می باشد.
با توجه به مطالعات انجام شده نقاط ضعف برنامه های کاربردی جزیره ای،به شرح زیر می باشد:
- کاربر مالک سیستم است.
- هیچوقت خلاقیت و تجربه بهروشی (Best practice) در سیستم لحاظ نمی شود.
- برنامه های گوناگون دارای استاندارهای غیرمشابه و تکنولوژی های متفاوت است.
- داده های زیاد که باعث سردرگمی کاربران می شود.
- هزینه های بهره برداری، نگهداری و پشتیبانی برای هر نرم افزار مجزا است.
طبق نتایج بدست آمده و با توجه به نکات ذکر شده در بالا، از آنجایی که هم اکنون سازمان از نرم افزارهای پراکنده برای انجام امور در بخش های متفاوت استفاده می نماید و کارکنان بخش های گوناگون باید با چندین نرم افزار مختلف، وظایف خود را انجام دهند، رضایت از این شیوه عملکرد در حد متوسط پایین ارزیابی شده است.
با وجود اینکه سازمان در برگزاری دوره های آموزشی به خوبی عمل کرده است و آموزش های لازم و کافی را قبل از بکارگیری سیستم های جدید در سازمان انجام داده است. اما به دلیل کمرنگ بودن بازخوردگی بعد از برگزاری دوره های آموزشی، رضایت افراد از حضور در چنین دوره هایی در حد متوسط بوده است.
از آنجایی که از ابتدا شیوه تقسیم کار بیشتر نظریه انجام امور به صورت انفرادی داشته است. این امر باعث تمایل کم افراد سازمان در انجام امور به صورت گروهی یا تشکیل تیم های کاری شده است. سازمان باید سعی نماید تا فرهنگ کارگروهی را به طور تدریجی گسترش داده و با آگاه ساختن کارکنان از محاسن انجام امور به صورت گروهی، تعامل واحد سازمانی را با یکدیگر بهبود بخشد.
مدیران نواحی مختلف سازمان باید با برنامه ریزی موارد غیرقابل پیش بینی، سازمان و کارکنان تحت حوزه نظارت خود را برای مقابله با شک های حاصل از تغییرات یکباره در روند فعل انجام امور آماده سازند. که البته نتایج بیانگر فعالیت خوب سازمان در جهت حذف سیستم فعلی و تبدیل تدریجی آن به سیستمی یکپارچه و جامع که پاسخگوی تمام نیازهای کارکنان، سازمان و ارباب رجوع باشد، است.
کارکنان باید به خوبی آگاه شوند که حضور تیم مشاوران خارج سازمان، جهت یاری رساندن و تسهیل امر بکارگیری تغییرات تازه می باشد و هیچگونه محدودیتی برای کارکنان ایجاد نمی نماید، چه بسا عدم توجیه مناسب، باعث همکاری نکردن یا همکاری ضعیف با گروه مشاوران بیرونی خواهد شد و مسلماً این امر زمینه را برای شکست یک پروژه در اولین مرحله، قبل از اجرا فراهم خواهد ساخت.
در اجرای پروژه ERP، نقش فناوری اطلاعات و علوم رایانه حیاتی است. نتایج بدست آمده حاکی از این موضوع است که کارشناسان It سازمان دارای شایستگی های لازم جهت یاری رساندن به تیم های اجرای پروژه و هماهنگی و فراهم کردن بسترهای مناسب رایانه ای هستند.
کلیه نکات فوق که به صورت جداگانه ارائه شد، به عنوان فاکتورهای بحرانی موفقیت سازمان در اجرای پروژه ERP شناخته می شود.
3-5- پیشنهادات جهت انتخاب نرم افزار مناسب
معمولاً شرکت ها برای انتخاب نرم افزار مناسب معیارهای زیر را مد نظر قرار می دهند :
- قابل اعتماد بودن سیستم با توجه به تجربه های قبلی اجرایی
- دارا بودن بهترین و سهل ترین رویه های نرم افزاری
- انسجام بالای بین اجزای نرم افزاری
- استفاده از آخرین فناوری موجود
- شهرت فروشنده
- امکان بروز شدن نرم افزار
- پشتیبانی شایسته فروشنده از نرم افزار
- امکان تطبیق نرم افزار با فرآیندهای موجود
- هزینه نگهداری کمتر
- توانایی فروشنده در ایجاد تعدیلات و تغییرات مورد درخواست
نقد و بررسی‌ها
هنوز بررسی‌ای ثبت نشده است.